Comprendre qu’est-ce que Qualiopi

Pour les prestataires de formation professionnelle et de développement des compétences qui souhaitent continuer à bénéficier des fonds publics ou mutualisés, Qualiopi est devenue obligatoire au 1er janvier 2022. Cette certification atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires. Dans cet article, nous allons vous expliquer plus en détails qu’est-ce que Qualiopi, comment obtenir cette certification, qui est concerné ou encore quels sont les critères de cette certification.

Qu’est-ce que Qualiopi : définition

On entend souvent parler de cette certification, mais concrètement qu’est-ce que Qualiopi ? Il s’agit d’une certification qui vise à attester de la qualité des organismes de formation et des prestations qu’ils proposent. Elle est déposée auprès de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) et se base sur un seul et même référentiel, ce qui facilite la lecture de l’offre de formations pour le public ciblé.

Cette certification ne peut être délivrée que par des organismes certificateurs Qualiopi accrédités par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Elle a été établie par le Ministère du Travail en 2019 et rendue obligatoire en janvier 2022, pour tous les organismes de formation s’ils veulent continuer à bénéficier des financements publics. Ces financements sont délivrés par des OPCO, l’État, les Régions, la caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi et l’Agefiph.

Qui est concerné par la certification Qualiopi ?

Cette certification s’adresse aux prestataires de formation professionnelle et de développement des compétences. Cela concerne plus précisément :

Les organismes de formation
Les Centres de Bilans de Compétences
Les organismes prestataires de Validation des Acquis par l’Expérience
Les Centres de Formation d’Apprentis et centres d’apprentissage
Mais aussi tous les prestataires qui sollicitent un financement public ou mutualisé de la formation professionnelle. Cela représente donc environ 48 000 organismes formateurs.

Quelles sont les avantages de cette certification ?

Au-delà de l’avantage économique, puisque la certification donne le droit à des financements publics, cela offre davantage de crédibilité et permet de se démarquer de la concurrence. Un organisme certifié Qualiopi offre une garantie de qualité, ce qui va rassurer les potentiels apprenants.

Quels sont les critères de certification Qualiopi ?

Pour bien comprendre qu’est-ce que Qualiopi, il est important de connaître les différents critères qui sont évalués. Il y a en 7, répartis en 32 indicateurs et ils sont issus du Référentiel National de Qualité Qualiopi. On en retrouve 22 en tronc commun applicable à tous les prestataires et 10 spécifiques au CFA et aux organismes de formation qui proposent des formations certifiantes ou non.

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;

L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires ;

L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations proposées ;

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;

L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties intéressées aux prestations délivrées.

Comment se passe le processus de certification ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, il y a plusieurs étapes à respecter.

Formuler une demande auprès d’un organisme certifié

La première étape consiste à formuler une demande d’audit auprès d’un organisme agrée. Celui-ci est à choisir parmi les 32 actuellement référencés : PRONEO CERTIFICATION, AFNOR Certification, ICPF… Pour contractualiser cette demande, un contrat est signé entre le prestataire et l’organisme de certification.

Préparer l’audit de certification

L’organisme de formation doit se préparer à l’audit en amont pour être bien conforme à tous les critères sur lesquels il va être évalué. Il doit bien prendre en compte les indicateurs qualité qui s’appliquent à son activité de formation professionnelle. Il est possible de se faire accompagner par des organismes pour être parfaitement opérationnel le jour de l’audit.

Réalisation de l’audit

L’audit de certification Qualiopi est réalisée directement sur site, dans les locaux de l’organisme en question. Sa durée va dépendre de plusieurs facteurs tels que : le lieu, les options sélectionnées, le nombre de catégories d’action concernées, le chiffre d’affaires…

Le jour J, l’auditeur va vérifier la conformité de chaque indicateur en se basant sur des pièces justificatives. À l’issue de l’audit, celui-ci va rédiger une synthèse avec les points forts, les pistes d’amélioration et éventuellement les non-conformités.

Réception du rapport de l’audit

Rapidement, en général sous 24 à 48h, le rapport d’audit est transmis au prestataire. Si tout est conforme, la certification Qualiopi est délivrée pour une durée de 3 ans. Si certains critères ne sont pas validés, la certification n’est pas délivrée et il faudra mettre en place des actions correctives.

Que se passe-t-il en cas d’échec à l’audit ?

Les non-conformités sont classées en 2 catégories :

Non-conformité mineure

Elle correspond à la prise en compte partielle d’un indicateur, mais elle ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée. Il ne faut cependant pas dépasser le seuil de 4 non-conformités mineures.

Dans ce cas, l’organisme audité doit proposer des actions correctives pour répondre à ces non-conformités mineures. Il a ensuite 6 mois pour les appliquer et elles seront évaluées lors de l’audit de surveillance.

Non-conformité majeure 

Il s’agit de la non-prise en compte d’un indicateur qui remet en cause la qualité de la prestation délivrée. Ici, l’organisme dispose d’un délai de 3 mois pour proposer et mettre en œuvre un plan d’action.

Comment maintenir sa certification ?

La certification obtenue est valable pendant 3 ans. À la fin de cette échéance, un nouvel audit sera organisé afin de renouveler la certification. Un audit de surveillance est également proposé autour du 20^e mois après la certification. Il est réalisé à distance et permet de s’assurer que le référentiel unique de qualité des organismes de formation est toujours bien respecté.

Vous savez maintenant mieux qu’est-ce que la certification Qualiopi et son importance pour les organismes de formation, mais également pour les apprenants.