A la fin d’un contrat de travail ou à l’occasion de la rupture du contrat de travail, l’employeur doit remettre à l’employé plusieurs documents. Cette remise de documents doit se faire selon certaines règles au niveau des délais et de la forme. Quels documents doivent être remis au salarié ? Comment remettre les documents de fin de contrat ? Quels sont les délais à respecter ? On vous explique tout dans cet article.
Quels sont les documents à remettre à la fin d’un contrat de travail ?
Avant de voir comment remettre les documents de fin de contrat, il convient de savoir quels sont ces documents. La fin d’un contrat correspond à l’arrêt d’une collaboration entre le salarié et son employeur. Elle peut être due à un contrat qui arrive à son terme, une démission, un licenciement, un départ à la retraite…
A la fin d’un contrat, l’employeur doit remettre plusieurs documents au salarié.
Le certificat de travail
Ce document doit obligatoirement être remis au salarié à la fin de son contrat de travail. Il indique notamment les dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise, ainsi que le ou les postes occupés. Celui-ci doit être signé et daté, et il doit également préciser si le salarié continue de bénéficier de la mutuelle d’entreprise.
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L’attestation pôle emploi
Cette attestation doit aussi être remise par l’employeur, quel que soit le mode de rupture ou la fin du contrat de travail, car c’est elle qui permet au salarié de percevoir les droits à l’allocation chômage, sous certaines conditions. Elle donne des informations sur l’identité du salarié et de l’employeur, le poste occupé, la période d’emploi mais aussi les modalités de rupture du contrat, les 12 derniers bulletins de salaire et les indemnités versées à l’occasion de cette rupture.
A partir de 11 salariés, l’attestation Pôle Emploi doit être remplie directement en ligne sur le site de Pôle Emploi. Il est important de bien donner ce papier dans les temps car une remise tardive de ce document peut entraîner un retard dans le versement de l’allocation chômage.
Le solde tout compte
Le reçu pour solde tout compte est un document qui dresse l’inventaire des sommes versées au salarié au moment de la rupture du contrat. S’il était autrefois facultatif, il est désormais obligatoire et doit être établi en 2 exemplaires.
Quand l’employeur doit-il remettre les documents de fin de contrat ?
Normalement, l’employeur doit remettre les documents de fin de contrat dès que le contrat de travail du salarié prend fin. Mais il n’y a pas de délai imposé par la loi pour la remise des contrats. L’idée étant de respecter un délai raisonnable, qui va varier en fonction de la taille de l’entreprise et des procédures de paie. Par exemple, pour le solde de tout compte, on estime que 15 jours est un délai raisonnable.
Comment l’employeur doit remettre les documents de fin de contrat ?
Remise en main propre ? Lettre recommandée ? Comment remettre les documents de fin de contrat ? Il n’y a rien de prédéfini, c’est à l’employeur de décider la manière dont il souhaite donner les documents au salarié. On dit que les documents de fin de contrat sont « quérables », c’est-à-dire que la seule obligation de l’employeur est de tenir les documents à disposition des salariés. L’entreprise n’est donc pas dans l’obligation d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception. Mais il est fortement conseillé d’établir une lettre de remise de documents de fin de contrat, qui va venir attester de la bonne transmission de ces derniers.
Quelles sanctions s’appliquent en cas de manquement ?
Puisque la transmission des documents de fin de contrat est obligatoire, l’employeur s’expose à des sanctions s’il manque à ses obligations. Elles vont dépendre du type de document et du délai pour les transmettre.
- Si l’entreprise ne remet pas le certificat de travail, elle peut être amenée à payer une amende de 750 euros pour une personne physique et 3750 euros pour une personne morale. ;
- Si c’est l’attestation Pôle Emploi qui n’est pas remise, l’amende peut monter jusqu’à 1500 euros ou 3000 euros en cas de récidive. Si l’attestation n’est pas délivrée au bout de 8 jours après la fin du contrat, l’employeur peut être sanctionné car cela peut entraîner un retard dans le versement des allocations chômages ;
- La remise tardive ou l’absence de remise du solde de tout compte peut aboutir sur le versement de dommages et intérêts au salarié.
