Savoir animer une réunion est indispensable si on veut qu’elle soit efficace et productive. Le rôle de l’animateur est central, car c’est lui qui va préparer, structurer et organiser la réunion. La bonne nouvelle c’est que devenir un bon animateur s’apprend et se travaille avec le temps. Nous allons vous donner toutes les bonnes pratiques à suivre pour savoir comment animer une réunion.
L’animateur : la clé d’une réunion réussie
Préparer la réunion, fixer les objectifs, répartir la parole, prendre les décisions… L’animateur est un élément clé dans la réussite d’une réunion. En effet, une réunion bien préparée en amont et structurée ne sera productive que si quelqu’un est désigné pour dérouler le plan prévu. Il va aider à l’atteinte des objectifs en régulant le groupe. Un bon animateur doit avoir plusieurs qualités :
- Savoir gérer le timing
- S’adapter aux changements
- Avoir une vision claire de l’attendu
- Savoir mener une réunion tout en laissant de la place pour que chacun s’exprime
- Faire preuve d’écoute active
- Savoir gérer les désaccords et s’assurer du respect entre chaque membre de la réunion
La préparation : indispensable pour une animation réussie
Savoir comment animer une réunion passe par une bonne préparation. Il faut avoir une idée claire et précise de ce qui est attendu pendant et après la réunion. Voici les étapes à suivre pour une préparation efficace :
- Définir les objectifs de la réunion et établir un ordre du jour
- Choisir le bon format de réunion : informative, échange, prise de décision, résolution de problèmes…
- Inviter uniquement les personnes pertinentes
- Définir les différents intervenants
- Limiter la durée de la réunion
- Définir le lieu, la date, l’horaire et s’assurer d’avoir le matériel nécessaire
- Communiquer l’ordre du jour aux participants
Animer une réunion : les bonnes pratiques
Le jour J est arrivé. Nous allons vous donner plusieurs conseils pour savoir comment animer une réunion.
Commencer la réunion à l’heure
Il est important de démarrer à l’heure afin de donner de bonnes habitudes, même si certains participants arrivent en retard. C’est un conseil simple mais efficace pour organiser une réunion productive. Et de la même façon : fixez une heure de fin et respectez-la !
Amorcer la phase d’introduction
Une fois que tous les participants sont arrivés, il faut introduire la réunion :
- Faites un tour de table pour identifier les différents participants
- Fixez les règles de conduite de la réunion
- Rappelez les objectifs, le contexte de la rencontre et l’ordre du jour
- Rappelez le rôle que chacun doit jouer pendant la réunion : secrétaire, gardien du temps…
Si la réunion s’y prête, il est possible de briser la glace avec un icebreaker. Ce petit jeu encourage les interactions et la participation entre les membres de la réunion. Il doit être choisi intelligemment et se rapporter au sujet de la réunion.
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Encourager la participation des collaborateurs
Lorsque la phase de travail a commencé, il est important que l’animateur suscite les échanges et l’engagement des participants. Pour cela vous pouvez :
- Amorcer les débats et cadrer les échanges
- Être attentif aux besoins des participants
- Poser des questions ouvertes pour amener une participation dans la discussion
- Valoriser toutes les interventions et ne pas juger ou interpréter ce qui est exprimé par les participants
- Faire preuve d’écoute active
- Respecter le temps de parole de tout le monde, afin que les participants les plus discrets puissent également s’exprimer et trouver leur place
Vous pouvez proposer un brainstorming pour faciliter les échanges d’idées au démarrage. Il est important de stimuler le groupe et de relancer la dynamique tout au long de la réunion.
Ne pas abuser des outils et de la technologie
La technologie est parfois d’une grande aide pour animer les réunions ( PowerPoint, les logiciels de présentation, les outils de sondage, les tableaux blancs virtuels…). Mais ces outils doivent être utilisés à bon escient et apporter une plus-value à la réunion.
Être en capacité de gérer les conflits
Certaines réunions peuvent entraîner des conflits à cause de divergence d’opinions, de sujets sensibles ou de personnalités très différentes. Un animateur de réunion doit être en capacité de gérer les conflits et de conserver un cadre où le respect mutuel est présent. Les débats doivent avoir lieu, mais tout en restant cadrés et respectueux. Il peut être intéressant d’utiliser des techniques de résolution de conflits telles que la reformulation ou le brainstorming.
Si le conflit est trop important ou récurant sur un sujet, l’animateur peut décider de faire appel à un médiateur qui va aider les participants à trouver des solutions.
Avoir une bonne gestion du temps
Une réunion qui s’éternise, ne respecte pas le temps donné au départ ou commence en retard, va générer de l’énervement, de la frustration et une chute de la motivation. Il est essentiel d’être intransigeant sur les horaires de début et de fin et de respecter le temps accordé à chaque sujet pour avoir le temps d’aborder tous les points de l’ordre du jour. Lorsque les discussions dérivent trop, l’animateur doit recentrer les participants sur le sujet du jour. De cette façon, la réunion reste productive et les participants profitent de bonnes conditions de travail.
Proposer un résumé en fin de réunion
Avant de clôturer la réunion, l’animateur doit récapituler les décisions prises, s’assurer que tous les participants sont en accord avec les décisions et sur le même niveau de compréhension et d’information. Cela ne prendra que 2 ou 3 minutes, mais c’est indispensable pour valider le plan d’action à suivre d’ici la prochaine réunion.
Le compte rendu écrit sera ensuite envoyé à tous les participants.
Vous l’aurez compris, être un bon animateur de réunion ne s’improvise pas. Mais avec l’expérience et en suivant ces quelques conseils, vous saurez mieux comment animer une réunion afin d’en faire un temps constructif et productif.
